Praticamente senza carta, ovvero come un’azienda può salvare migliaia di alberi – Puls Biznesu

La domanda globale di carta continua a crescere. Nonostante il riciclaggio, ogni anno vengono abbattuti milioni di ettari di foresta. Ci sono ancora aziende e istituzioni che stampano persino e-mail. Entro il 2060, la domanda globale di carta e cellulosa raddoppierà rispetto al 2010. Tutto ciò che riduce il consumo di carta può aiutare a migliorare la situazione, comprese le aziende che stanno passando dai flussi di lavoro cartacei a quelli elettronici grazie alla tecnologia. Questo cambiamento è previsto anche dai clienti che vogliono sempre più pagare le bollette online o firmare documenti elettronicamente. I vantaggi non sono solo il miglioramento delle condizioni ambientali, ma anche risparmi significativi e una maggiore competitività.

Quando leggi questa breve introduzione, il mondo ha prodotto 130 tonnellate di carta. 8 acri di foresta furono abbattuti o bruciati. Ora 170 tonnellate e 10 acri. L’aumento di queste cifre è drammatico, soprattutto perché non richiede il rifornimento di risorse naturali con nuove piantagioni. Dall’inizio di quest’anno sono già stati abbattuti o bruciati oltre 8,3 milioni di ettari di foresta e solo 990.000 ettari sono stati piantati. ettari, o poco più dell’1%. ciò che è stato tagliato. Sono stati prodotti oltre 1,6 miliardi di metri cubi di legno, ma solo 200 milioni provenivano da foreste gestite responsabilmente*. E questa è solo l’altra faccia della medaglia. La seconda è la produzione di carta, che rappresenta circa il 25%. tutti i rifiuti in discarica. Ciò è in gran parte dovuto al fatto che oggi la carta viene utilizzata principalmente per il confezionamento. Acquisti sempre più comuni su Internet significano che stiamo producendo sempre più carta straccia. E mentre sono riciclabili, è solo una goccia nel mare di carta che usiamo.

Una piccola merce

Pertanto, la domanda di carta continua a crescere, anche se sul mercato c’è troppo poco per soddisfare la domanda. Mancano quasi tutti i tipi di carta: ufficio, imballaggi e persino carta igienica. Ciò è dovuto alle catene di approvvigionamento che non sono state ancora ricostruite dalla pandemia, all’aumento della domanda di carta in Europa (alla quale alcuni editori si sono trasferiti dalla Cina) e, naturalmente, all’aumento dei prezzi dell’energia. Come si legge sul sito della campagna #BiznesBezPapieru, l’aumento del prezzo è dovuto anche al prezzo costante della pasta di legno e del legno stesso, che è anche una materia prima importante in altri settori, come l’edilizia. L’effetto è che i prezzi della carta in Polonia oggi sono tre volte superiori rispetto a un anno fa.

E senza carta?

La soluzione emergente nella situazione attuale è ridurre il consumo di carta di aziende e istituzioni passando al flusso di lavoro digitale dei documenti elettronici. L’idea che nulla venga stampato, tutte le firme e le girate siano fatte elettronicamente, con una firma o un timbro elettronico, contrariamente a quanto sembra non essere ancora comune. La pandemia di due anni ha leggermente migliorato la situazione, ma l’assenza di carta è ancora il futuro per molte aziende polacche. Secondo uno studio EFL, “The Digital Revolution in the Leasing Market. Under the Microscope” – il 66% delle aziende ha bisogno di un massimo di 3 anni per passare dalla documentazione cartacea a quella elettronica e il 64% prevede di introdurre firme elettroniche entro un massimo di 3 anni. Il 22% degli intervistati ha bisogno di un anno per farlo e il 44%. valuterà questo processo dopo 2-3 anni.

Secondo i calcoli EFL, il flusso di documenti elettronici funziona attualmente solo al 10%. piccole e medie imprese. Si può vedere che nei luoghi guidati dagli imprenditori più giovani, questo processo è il più veloce: attualmente un imprenditore su quattro sulla ventina è passato alla documentazione completamente elettronica. Un altro fattore è la dimensione dell’azienda. Più grande è l’azienda, minore è la popolarità dei documenti elettronici.

Equivalente elettronico della carta

La legge è dalla parte delle soluzioni digitali. Come affermato dal Dr. Dariusz Szostek, esperto della campagna #BiznesBezPapieru: “In Polonia, come paese dell’UE, non ci sono praticamente barriere legali alle attività completamente digitali”. Il cosiddetto Regolamento eIDAS, una legge dell’UE che consente di utilizzare una firma autografa ogni volta che è richiesta una firma autografa. Nonostante l’esistenza di queste disposizioni da anni, che le aziende hanno ricordato solo durante la pandemia, la maggior parte delle cose viene ancora gestita “sulla carta”. In questo senso, siamo lontani dall’Europa occidentale, come conferma la classifica della Commissione Europea nel The Digital Economy and Society Index (DESI) per il 2021. In termini di competenze digitali, la Polonia è in fondo alla classifica – 23 out. 28 Stati membri. “La perversione della questione – scrive Dariusz Szostek – di esprimere la necessità di introdurre oggi le firme elettroniche non è una manifestazione di innovazione, ma una necessità che ci fa non più considerati digitalmente incompetenti e bloccati negli anni ’90 del XX secolo”.

modelli e-positivi

Sebbene non sia il migliore in termini di consapevolezza digitale in Polonia, va notato che abbiamo aziende che si concentrano sulla rotazione dei documenti elettronici e possono dare l’esempio per gli altri. Asseco Data Systems ha recentemente introdotto meccanismi che consentono di firmare elettronicamente i documenti presso Santander Leasing. Consente ai clienti di stipulare contratti di locazione in un momento e nel luogo a loro convenienti e l’intero servizio viene gestito interamente online. Tutto può essere fatto da remoto sulla piattaforma eBOK24. Ai clienti è stata data la possibilità di ottenere una firma SimplySign valida che, oltre a firmare il contratto, è gratuita da utilizzare nella propria attività.

Ogni anno Santander Leasing ne firma circa 35mila. contratti di locazione, quindi il progetto portato avanti da Asseco Data Systems ha ridotto significativamente il costo della riduzione del consumo di carta. Ha inoltre consentito l’attuazione della strategia paperless pianificata da Santander Leasing. Un altro esempio di utilizzo della firma digitale è la collaborazione tra Asseco e Plus, che consente ai clienti di questa società di telecomunicazioni di firmare i contratti nei punti vendita con una firma digitale autografa su tablet. Questa è una soluzione rapida e conveniente, poiché i contratti firmati vengono inviati ai clienti tramite e-mail.

Il secondo progetto è stato realizzato dalla stessa Asseco Polonia. L’azienda ha implementato la piattaforma BackOffice e il sistema di flusso di documenti elettronici del firmatario per la loro approvazione con una firma elettronica valida, SimplySign. Di conseguenza, i dipendenti Asseco possono scambiare e accettare automaticamente la documentazione digitale in 16 sedi in Polonia. Secondo i dati pubblicati sul sito web biznesbezpapieru.pl, l’azienda ha risparmiato 84 carte di riso e circa 155 giorni lavorativi l’anno scorso.

“I vantaggi dell’implementazione di un’idea senza carta non sono solo i soldi risparmiati su carta e forniture per stampanti. Questi sono i costi di manodopera dei corrieri o di coloro che inviano e ricevono tali documenti. L’azienda beneficia inoltre di un flusso di documenti più rapido. Il processo di stampa dei documenti dalla stampa alla firma da parte di tutte le persone autorizzate richiedeva idealmente 4-5 giorni e spesso fino a 2 settimane o più. Oggi lo stesso accordo viene assegnato a tutti coloro che sono autorizzati a firmarlo in una determinata fase, quindi l’approvazione può richiedere solo pochi minuti. La questione della superiorità dei documenti digitali rispetto ai documenti cartacei è importante anche per mantenere la sicurezza del processo di firma e gestire l’intero ciclo di vita di questo documento “, afferma Ewelina Chudy, Head of Product Management, Asseco Data Systems.

Ewelina Chudy, responsabile del team di gestione dei prodotti, Asseco Data Systems

Ewelina Chudy, responsabile del team di gestione dei prodotti, Asseco Data Systems

Non esistono ESG paperless

C’è un altro vantaggio significativo nel rinunciare ai documenti cartacei. Le grandi aziende conoscono già il termine ESG. Significa una gestione sostenibile basata su fattori quali la governance ambientale, sociale e aziendale (ESG). Ogni organizzazione che si adopera per uno sviluppo responsabile deve prestare attenzione a questi criteri. Non si tratta di regole imposte da istituzioni statali o sovranazionali, ma di elementi sempre più affrontati da investitori, banche, dipendenti e consumatori stessi. Questi ultimi lo valutano con i propri portafogli, tenendo conto se una determinata azienda ha a cuore l’ambiente o utilizza materie prime prodotte nel rispetto del Fair Trade**. L’assenza di carta è quindi la chiave per le buone pratiche ESG e le aziende che se ne dimenticano devono sostenere costi aggiuntivi, come finanziamenti più costosi.

Cambiamento digitale inarrestabile

Uno dei pochi effetti positivi di una pandemia è la significativa accelerazione del cambiamento digitale. Oggi nessuno dubita che il processo possa essere invertito o interrotto. Una parte importante di questi cambiamenti è il crescente abbandono dei documenti cartacei e l’uso delle firme elettroniche. Così, le aziende non possono più nascondersi dietro l’ignoranza dei clienti e la paura delle “notizie”, che qualche anno fa era un argomento forte per gli oppositori della rinuncia alla carta. Oggi anche lo Stato ha accelerato in questo senso: nonostante le restrizioni sull’uso del Trusted Profile, è già stato istituito da oltre 13 milioni di polacchi.

Affidati ai servizi in un forum internazionale

Firme elettroniche, identificazione elettronica e sicurezza digitale sono comunemente indicati come servizi fiduciari. Mirano a consentire la conclusione sicura di transazioni elettroniche (compresi i contratti) tra imprese, persone fisiche e pubbliche amministrazioni. È un’area in continua evoluzione, che crea nuove opportunità e si confronta con una varietà di sfide. La più grande conferenza d’Europa incentrata sui servizi di e-trust Il Trusted Economy Forum si terrà dall’8 al 9 ottobre. Giugno. L’evento riunirà esperti e imprenditori internazionali per discutere questioni chiave relative alla trasformazione digitale, ai modelli di business in evoluzione, alla sicurezza informatica e alle tecnologie che influiscono sullo sviluppo dei servizi di identificazione elettronica del futuro. Il Trusted Economy Forum si svolge in forma ibrida e la partecipazione alla rete è gratuita. Il tema dell’evento è “Processo, Firma, Identificazione – La Fondazione per un’Economia Mondiale Coesa e Affidabile”. Le discussioni si svolgeranno in quattro aree tematiche: Cambiamenti del mercato 2021/2022 in eID e servizi fiduciari: Polonia, Europa, Mondo; Business e partnership: mettere in pratica il cambiamento digitale; Sicurezza informatica: geopolitica, affari, fiducia e clienti, tecnologia, prodotti, legislazione.

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* Con il termine si intende la gestione e l’utilizzo delle risorse forestali nel rispetto dei più elevati standard mondiali di tutela ambientale, rispetto dei valori sociali e nel contempo mantenimento del calcolo economico della gestione forestale.

** Il commercio equo è una partnership commerciale basata sul dialogo, la trasparenza e il rispetto, che mira a una maggiore uguaglianza nel commercio internazionale. Promuove lo sviluppo sostenibile fornendo migliori condizioni commerciali e tutelando i diritti dei produttori e dei lavoratori emarginati, soprattutto nel sud.

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